Pri používaní Outlook 2007/2010, ktorý nie je klientom Exchange serveru, sa správy ukladajú do PST súboru. Tento súbor je uložený lokálne v počítači používateľa a obsahuje správy, položky kalendára, úlohy, kontakty a ďalšie informácie dostupné v Outlooku. Veľkosť súboru sa zväčšuje postupným pribúdaním položiek. Dôležité je priebežne kontrolovať aby veľkosť PST neprekročila hranicu 2 GB, pretože potom môže byť súbor náchylnejší na poškodenie. Navyše program môže byť aj pomalší.
Odporúča sa nepotrebné položky z Outlooku vymazávať buď ručne alebo pravidelnou archiváciou. Pomocou archivácie sa položky presúvajú do iného PST súboru. Štandardne je automatická archivácia nastavená na spúšťanie každých 14 dní. Jej konfiguráciu môžete urobiť aj na iný časový interval na všetky priečinky, alebo pre každý samostatne. Konfiguráciu automatickej archivácie urobíte nasledovným spôsobom.