Analýza položiek z Outlooku v Excel 2010

Autor: Peter Belko | 11.7.2011 o 7:27 | Karma článku: 4,43 | Prečítané:  1946x

Outlook 2010 môže zobrazovať aj RSS kanály. Odoberám napr. aj výber z blog.sme.sk a príslušný priečinok som nevymazával od 26.6.2008. Spravil som analýzu týchto 53492 príspevkov z pohľadu ich počtu a aktivity niektorých blogerov. V článku sú tieto údaje použité ako ilustračné aby som mohol použiť funkcie Outlooku a Excelu na dosiahnutie výsledku.

Bude treba urobiť export z Outlooku do Excelu, oddelenie hodnôt do samostatných stĺpcov, zobrazenie autora v samostatnom stĺpci pomocou informačnej a logickej funkcie, vytvorenie zdroja kontingenčnej tabuľky a jej vytvorenie na získanie výsledkov.

Export z Outlooku urobíte cez ponuku Súbor > Otvoriť > Importovať. V spustenom sprievodcovi importom a exportom vyberte možnosť exportovať do súboru, v ďalšom okne Microsoft Excel 97 ‑ 2003 a nasledujúcom vyberiete priečinok, ktorý obsahuje položky, ktoré chcete analyzovať. V predposlednom okne zadáte názov a umiestnenie súboru a v poslednom spustíte export tlačidlom dokončiť. Tento proces nie je možné prerušiť a môže trvať aj niekoľko minút, čo je v okne aj napísané. V mojom prípade to trvalo približne 5 minút.

Sprievodca importom a exportom Excel

Druhý krok je spracovanie exportovaných položiek v Exceli. Po otvorení súboru bude tabuľka obsahovať jednotlivé položky a niekoľko prázdnych stĺpcov (sú to jednotlivé polia z Outlooku), ktoré môžete vymazať vrátane perexu. Vzhľadom na to, že všetky informácie (názov a autor) sú v jednom stĺpci bude potrebné oddeliť do samostatného stĺpca autora. Na to využijete funkciu text na stĺpce, ktorá rozdeľuje buď na základe pevnej šírky, alebo pomocou oddeľovača. V tomto prípade využijete oddeľovač - ľavú zátvorku, pretože autori sú uvedení v zátvorke. Označte stĺpec s údajmi, ktorý chcete rozdeliť a na záložke Údaje kliknite na tlačidlo Text na stĺpce. Spustí sa sprievodca konvertovaním textu na stĺpce kde v prvom kroku vyberte položku Oddelené a ďalšom označte Iné a vložte ľavú zátvorku. Tlačidlom dokončiť urobíte rozdelenie do dvoch stĺpcov. V prípade, že v názve niektorého článku bola použitá zátvorka viackrát, tak sa vytvorí viac stĺpcov.

Sprievodca konvertovaním textu na stĺpce Excel

Preto bude potrebné urobiť zlúčenie autorov z dvoch rôznych stĺpcov do jedného samostatného. Urobíte to takouto vnorenou funkciou =IF(ISBLANK(C240);B240;C240), ktorá porovnáva či stĺpec C je prázdny (tj. v názve bola jedna ľavá zátvorka) a má vložiť meno autora. Ak nie je C prázdny (v názve boli 2 ľavé zátvorky), tak vloží hodnotu zo stĺpca C. Takto budete mať vo výsledku autorov v jednom stĺpci. Skopírujte ho do samostatného hárku ako hodnoty. Týmto vznikne zdrojová tabuľka pre kontingenčnú tabuľku.

Logická funkcia IF a informačná funkcia - Excel

Nad vložený stĺpec dopíšte jeho názov a cez záložku Vložiť vložte kontingenčnú tabuľku. Tá bude obsahovať len jedno pole - mená. Toto pole presuňte do časti Menovky riadkov čo spôsobí zobrazenie autorov. Pole presuňte aj do časti Hodnoty. V tomto prípade, ale zmeňte vo vlastnostiach poľa funkciu na Počet, aby sa zobrazilo koľko krát sa autor v stĺpci opakuje. Ako posledný krok použite zoradenie od najväčšieho počtu po najmenší. Využiť môžete aj možnosti filtrovania. Ja som použil napr. zobrazenie prvých 25% autorov s najväčším počtom článkov. Kontingenčná tabuľka samozrejme umožňuje aj ďalšiu analýzu, prípadne vytvorenie grafov a zostáv.

Filtrovanie v kontingenčnej tabuľke Excel

Cieľom článku nebolo získanie presného výsledku, ale ukážka aké kroky urobiť aby ste získali určitý výsledok z údajov, ktoré ste importovali do Excelu. Samozrejme toto nie je jediný postup a niekto ďalší môže výsledok dosiahnuť aj iným spôsobom. Berte to prosím ako nápad ak by ste niečo podobné potrebovali spracovať. V mojom postupe som nezohľadnil ak mal niekto napr. v názve článku 3 ľavé zátvorky, preto presnosť nie je v tomto prípade na sto percent.

Hádanka na záver. Koľko blogerov je v zozname prvých 25% z hľadiska počtu článkov za obdobie 26.6.2008 až 10.7.2011? Celkový počet položiek z ktorých som vytváral tabuľku je 53492.

BlueBoard.cz
Páčil sa Vám tento článok? Pridajte si blogera medzi obľúbených a my Vám pošleme email keď napíše ďalší článok
Pridaj k obľúbeným

Hlavné správy

EKONOMIKA

Chcete hypotéku? Banky zlacňujú, ale pomýliť sa dá ľahko

Ešte pred začatím jari, kedy sa predáva najviac hypoték, spustili banky akciové úroky.

KOMENTÁRE

Mihál opúšťa Sulíka. Máme na viac?

Predseda SaS je výraznou osobnosťou, ktorá ľudí rozdeľuje.

EKONOMIKA

Křetínský: Desím sa, aby napätie v koalícii neohrozilo Slovensko

Danko sa nás na nič nespýtal, hovorí šéf EPH.


Už ste čítali?